Nebenkosten rechtssicher abrechnen
24.02.2020
Vielen Vermietern bereitet die korrekte Nebenkostenabrechnung eine Menge Kopfzerbrechen. Immer wieder verändern sich gesetzliche Grundlagen und das Regularien-Dickicht wirkt undurchdringlich. Mit diesem Ratgeber geben wir Vermietern eine Grundlage an die Hand. Sie erhalten einen ersten Überblick und finden Informationen zum korrekten Vorgehen. Doch das Thema Nebenkosten ist sehr komplex. Daher empfehle wir Ihnen, holen Sie sich professionelle Unterstützung um teure Fehler zu vermeiden.
So rechnen Sie Nebenkosten korrekt ab
Als Vermieter einer Immobilie sind Sie zur fristgerechten Erstellung einer Abrechnung der Nebenkosten verpflichtet. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.
Nur wenn die Nebenkostenabrechnung alle formellen Anforderungen erfüllt, behält sie ihre Gültigkeit. Als Vermieter riskieren sie damit Ihre Ansprüche aus der Abrechnung. Auch Nachforderungen können dadurch dem Mieter nicht in Fälligkeit gestellt werden. Die formelle und inhaltliche Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung ist daher entscheidend.
Wer eine Immobilie vermietet, kann den Mieter an den Kosten beteiligen
Die Vermietung einer Immobilie kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Einige der entstehenden Kosten können Sie als Vermieter auf Ihre Mieter umlegen. Wir zeigen, worauf dabei zu achten ist.
Das Wichtigste zuerst: Die Umlage der Nebenkosten muss zwischen Vermieter und Mieter vertraglich geregelt sein. Typischerweise findet das im Mietvertrag statt. In der Regel ist es ausreichend, dort auf die Abrechnung der „Betriebskosten“ hinzuweisen. Darin sind alle gängigen Nebenkosten enthalten. Alle Kosten, die nicht eingeschlossen sind, sollten zusätzlich einzeln aufgeführt werden.
Vermieter-Pflicht: Jährliche Abrechnung
Die jährliche Erstellung der Nebenkostenabrechnung gehört mit zu den Verpflichtungen des Vermieters, sofern der Mieter ihm eine monatliche Abschlagszahlung für die entstehenden Nebenkosten zahlt.
Der § 556 BGB und der § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) legen hierbei sowohl die gesetzlichen Fristen zur Nebenkostenabrechnung als auch die Nebenkostenarten fest, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Fehler sind an der Tagesordnung
Trotz größter Sorgfalt des Vermieters, ist durchschnittlich jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Nicht selten bleibt der Fehler unerkannt, da die Abrechnung für den Mieter schwer verständlich ist. Aufgrund der vielen einzelnen Abrechnungsposten und -werte fällt es schwer, den Überblick zu behalten.
Wir wollen mit diesem Ratgeber – für Mieter und Vermieter – Fragen rund um die Nebenkostenabrechnung erläutern und über mögliche Fehler aufklären, damit die Nebenkostenabrechnung nicht weiterhin ein Buch mit sieben Siegeln bleibt.
Auf einen Blick
Die wichtigsten Informationen zur Nebenkostenabrechnung:
- Abrechnung muss jährlich erfolgen
- Formfehler führen zu Verlust der Gültigkeit
- Jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft
- 17 Nebenkostenarten sind umlagefähig
Arten von Nebenkosten
Anders als häufig gedacht, sind nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen umlagefähig. In dieser Aufstellung finden Sie alle 17 Nebenkostenarten, die laut Betriebsverordnung auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Die Grundsteuer beinhaltet laufende öffentliche Kosten zu Lasten des Grundstücks. Die Höhe der Grundsteuer, wird anhand des Hebesatzes festgelegt, welcher innerhalb des Gestaltungsrechts der zuständigen Gemeinde liegt. Sie ist also in Deutschland nicht einheitlich festgelegt.
Berücksichtigt alle Heizkosten inklusive Wartung und Reinigung. Egal ob zentrale Heizungsanlage, Brennstoffversorgungsanlage oder eigenständige Wärmelieferung.
Enthält alle Kosten, die durch die Entwässerung entstehen. Dazu zählen auch anfallende Kosten durch den Betrieb einer nicht öffentlichen Entwässerungsanlage oder -pumpe.
Neben den Kosten für den Wasserverbrauch sind hier auch Grundgebühren und Kosten für Wasserzähler und deren Wartung enthalten.
Als Nebenkosten können hier die zentrale Warmwasserversorgungsanlage, die eigenständige gewerbliche Lieferung von Warmwasser sowie die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten berechnet werden. Häufig sind diese allerdings auch bereits über andere Nebenkosten (wie z. B. Heizkosten) abgedeckt.
Enthalten sind alle Kosten die durch Pflege und Instandhaltung gärtnerisch angelegter Flächen, Spielplätze, Zufahrten und Zugänge entstehen.
Sind diese Kosten nicht innerhalb anderer Nebenkostenart enthalten, werden sie hier berücksichtigt. Enthalten sind verbundene Versorgungsanlagen bei zentralen Heizungsanlagen, die eigenständige gewerbliche Lieferung der Wärmeversorgung und verbundenen Etagenheizungen.
Kosten die durch den Betrieb, die regelmäßige Wartung und Pflege der Personen oder Lastenaufzüge entstehen werden hier geltend gemacht. Enthalten sind auch Kosten für Betriebsstrom und Reinigung.
Neben den Kosten und Gebühren der Straßenreinigung sind auch Kosten der Müll-Entsorgung und -Anlagen enthalten.
Zu den Nebenkosten für die Gebäudereinigung zählen sämtliche Kosten, die durch die Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Teile des Gebäudes entstehen.
Berücksichtigt sind anfallende Stromkosten für die Beleuchtung gemeinschaftlicher Gebäudeteile (z.B. Flure oder Keller).
Sofern die Kosten nicht bereits in den Kosten für den Betrieb einer zentralen Heizungsanlage enthalten sind, können die entstandenen Kehrgebühren entsprechend der geltenden Gebührenverordnung geltend gemacht werden.
Meint die anfallenden Kosten für Gebäudeversicherungen. Sowohl die Versicherung gegen Elementarschäden als auch die Haftpflichtversicherung des Gebäudes, eine Öltankversicherung oder eine Versicherung für einen vorhandenen Aufzug.
Gemäß der Betriebskostenverordnung gehört die Vergütung des Hauswarts inklusive der zu zahlenden Sozialbeiträge zu dieser Nebenkostenstelle. Ausgeführte Arbeiten, die unter anderen Nebenkostenarten vorzufinden sind, dürfen nicht erneut aufgeführt werden.
Laufende Kosten für den Betrieb, die Instandhaltung und die Wartung einer vorhandenen Gemeinschaftsantennenanlage oder eines Breitbandkabelnetzes zählen ebenfalls zu den Nebenkosten.
Deckt die entstehenden Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung von gemeinschaftlich genutzten Geräten zur Wäschepflege ab. Dazu gehören auch anfallenden Kosten der Wasserversorgung, sofern sie nicht bereits an anderen Stellen verrechnet wurden.
Hierin sind alle Nebenkosten enthalten, welche im Zusammenhang mit dem Gebäude und dem Grundstück entstehen, jedoch nicht einem der anderen 16 Punkte zugeordnet werden können.